複数ブランドのコンテンツカレンダーをスプレッドシートから移行する5ステップ

スプレッドシートのカレンダーは、2人目が編集したとき、3つ目のブランドが加わったときに破綻します。移行にかかるのはおよそ1週間です。列を洗い出し、1ブランドを設定し、2週間分の投稿をコピーし、両方を並行して動かしてから、シートを引退させましょう。 過去の履歴を移す必要はありません。

TLDR: 実際に使っている列だけを残しましょう（ブランド、日付、チャネル、コピー、素材、ステータス、承認者）。まず1ブランドから移行し、今後2〜4週間分だけを組み直します。シートと新しいカレンダーを1週間並行して動かしてから、シートを保管しましょう。

ステップ1：シートが限界を迎えているサインを数える

移行に危機的な状況は必要ありません。次のどれかひとつでも当てはまれば十分です。

• 2人が同じ行を編集して、片方の変更が消えた。
• 投稿が別ブランドのアカウントから配信された。
• 「これ承認済み？」と聞かれて、メールをさかのぼって探す羽目になった。
• 「ステータス」列を誰も信用していない。

どれも当てはまらないなら、シートのままで問題ありません。ひとつでも当てはまるなら、そのコストはすでに手戻りとして表れています。

ステップ2：7つの列を残して、あとは捨てる

スプレッドシートは、誰も読まない列がどんどん増えていきます。チームが本当に使っているものをリストアップし、それだけを引き継ぎましょう。

残す列	理由
ブランド	複数ブランド運用を可能にする絞り込み軸
日付と時刻	カレンダーの枠になる
チャネル	画像比率やキャプションの文字数制限が決まる
コピー	キャプション。チャネルごとに違うならそれぞれ記入
素材	ファイル、またはそのリンク
ステータス	下書き、レビュー中、承認済み、予約済み
承認者	ブランドごとに名前をひとり指定

それ以外（キャンペーンのメモ、古いコメント、タブへのリンク）は、ブリーフか投稿へのコメントにまとめましょう。

ステップ3：まず1ブランドから設定する

初日に全ブランドを移行しないでください。投稿数が最も多く、混乱も最も大きいブランドを選びましょう。そのアカウントを連携し、承認者を設定して、今後2〜4週間分の投稿を作り直します。Mydropでは、ワークスペースとブランドで各ブランドのアカウントとチームを分けておける一方、複数ブランドカレンダーなら1ブランドずつでもまとめてでも表示できます。持ち込む行がたくさんあるなら、一括作成で打ち直しの手間を省けます。

ステップ4：1週間、両方を並行して動かす

7日間は、新しいカレンダーから配信しつつ、シートも開いたままにしておきます。週の終わりに比べてみましょう。すべての投稿が正しいアカウントから正しい時間に配信されたか？ 「これ承認済み？」と誰かが聞いたか？ その答えが、次のブランドに移るべきか、先に何かを直すべきかを教えてくれます。

たいてい最大の効果が出るのは承認です。承認フローとログイン不要のクライアントポータルがあれば、ステータスはメールのやり取りではなく投稿そのものに残ります。クライアント承認を通った投稿に関するMydropのデータでは、提出から承認までの中央値は6時間でした。

ステップ5：決めた日にシートを引退させる

日付を決めてチームに伝え、古いシートは読み取り専用にしましょう。編集できるままにしておくと、誰かが更新して、誰も確認しなくなります。残りのブランドは1週間に1つずつ、毎回同じチェックリストで移行していきます。

切り替え中に避けたいミス

一度にすべてを移行する。 1日で3ブランドを動かすと、3つのミスが同時に起きます。1週間に1ブランドなら遅く感じますが、はるかに安全です。

古い混沌をそのままコピーする。 シートに9種類のステータスラベルがあったとしても、9種類を再現しないでください。使うのは4つです。下書き、レビュー中、承認済み、予約済み。

ブランドごとの担当者を決めない。 ブランドごとに承認者が決まっていないカレンダーは、見た目がきれいになっただけで、結局は同じ「待ち」の投稿の山になります。

クライアントのことを忘れる。 これまでクライアントがシートにコメントしていたなら、代わりにどこへ行けばいいか伝えましょう。ログイン不要のレビューリンクなら、新しいアカウントを作るよりずっと簡単です。

今週、いちばん混沌としたブランドから始めましょう

今日は、直近の混乱を引き起こしたブランドを選び、その7つの列を書き出しましょう。明日は、Mydropを無料で始めて、アカウントを連携し、2週間分の投稿を作り直します。設定後にカレンダー自体をきれいに保つ方法は、複数ブランド向けの再現できるコンテンツカレンダーをご覧ください。