多品牌內容行事曆搬離試算表：5 個步驟

試算表行事曆只要多一個人編輯，或多一個品牌加入，就會開始出狀況。整個搬遷大概一週就能搞定：先盤點欄位、設定好一個品牌、複製兩週的貼文、兩邊並行跑一段時間，最後把試算表收掉。 歷史資料不用搬。

TLDR： 只留真的會用到的欄位（品牌、日期、渠道、文案、素材、狀態、審核人）。先搬一個品牌，只重做接下來 2 到 4 週的貼文，讓試算表和新行事曆並行跑一週，然後把試算表封存。

步驟 1：數一數，試算表是不是已經在出包

不用等到出大事才搬。下面任何一個狀況發生，就夠了：

• 兩個人編輯同一列，結果其中一個人的修改不見了。
• 貼文發到錯的品牌帳號。
• 有人問「這篇核准了嗎？」，還得翻遍 email 才找得到答案。
• 沒人相信「狀態」那一欄。

如果以上都沒中，那用試算表也沒問題。但只要中一個，代價已經開始反映在重工上了。

步驟 2：留七個欄位，其他全砍

試算表的欄位只會越長越多，但根本沒人在看。列出團隊真正會用到的，只把這些帶過去。

保留	原因
品牌	多品牌作業的關鍵篩選條件
日期和時間	會變成行事曆上的時段
渠道	決定圖片比例和文案字數上限
文案	貼文內容，各渠道不同就分開寫
素材	檔案本身或檔案連結
狀態	草稿、審核中、已核准、已排程
審核人	每個品牌指定一位

其他東西（活動備註、舊留言、連到其他工作表的連結）就放進 brief，或直接寫在貼文的留言裡。

步驟 3：先設定好一個品牌

不要第一天就把所有品牌搬過去。挑貼文最多、最混亂的那個品牌。接好它的帳號、設好審核人，然後重做接下來 2 到 4 週的貼文。在 Mydrop 裡，工作區和品牌會把每個品牌的帳號和團隊分開，而多品牌行事曆讓你一次只看一個品牌，或全部一起看。如果有一大堆資料要搬，用大量建立就不用重新打字。

步驟 4：兩邊並行跑一週

接下來七天，從新行事曆發文，但試算表先別關。週末來比對一下：每篇貼文是不是都在對的時間、發到對的帳號？有沒有人還在問「這篇核准了嗎」？答案會告訴你，該接著搬下一個品牌，還是先修點東西。

審核通常是最有感的改善。用審核流程和免登入的客戶入口，狀態就掛在貼文上，不用再翻 email 對話串。從 Mydrop 的數據來看，走過客戶審核的貼文，從送出到核准的中位數時間是 6 小時。

步驟 5：訂一個日期，把試算表收掉

挑一個日期、跟團隊講好，然後把舊試算表改成唯讀。留著可以編輯，就一定會有人去更新，然後沒人會去檢查。剩下的品牌一週搬一個，每次都照同一份清單走。

切換時別踩這些坑

一次全部搬完。 三個品牌同一天搬，就是三倍的錯誤同時發生。一週一個品牌雖然慢一點，但安全太多了。

把舊的混亂一起複製過來。 如果試算表裡有九種狀態標籤，不要照抄九種。用四種就好：草稿、審核中、已核准、已排程。

每個品牌沒指定負責人。 行事曆如果沒有為每個品牌指定審核人，很快就會變回同一堆卡著等核准的貼文，只是介面變漂亮了而已。

忘了客戶。 如果客戶以前都在試算表裡留言，記得告訴他們以後要去哪裡。給他們一條免登入的審核連結，比叫他們註冊新帳號輕鬆多了。

這週就從最亂的那個品牌開始

今天，挑出上次出包的那個品牌，把它的七個欄位寫下來。明天，免費開始用 Mydrop，接好帳號，重做兩週的貼文。行事曆設定好之後要怎麼維持乾淨，可以看多品牌也能重複使用的內容行事曆。