Kalender di spreadsheet pasti berantakan begitu ada orang kedua yang mengeditnya atau brand ketiga yang ikut bergabung. Proses pindahnya cuma butuh sekitar seminggu: audit kolomnya, siapkan satu brand, salin dua minggu postingan, jalankan keduanya berdampingan, lalu pensiunkan sheet-nya. Riwayat lama tidak perlu ikut dipindahkan.
TLDR: Simpan hanya kolom yang benar-benar kamu pakai (brand, tanggal, channel, copy, aset, status, approver). Pindahkan satu brand dulu, susun ulang hanya untuk 2 sampai 4 minggu ke depan, jalankan sheet dan kalender baru berdampingan selama seminggu, lalu arsipkan sheet-nya.
Langkah 1: hitung tanda-tanda sheet-mu sudah bermasalah
Kamu tidak perlu menunggu krisis untuk pindah. Salah satu dari ini saja sudah cukup:
- Dua orang mengedit baris yang sama dan satu perubahan hilang.
- Ada postingan yang tayang di akun brand yang salah.
- Seseorang bertanya "ini sudah di-approve belum?" dan harus scroll email untuk mencari tahu.
- Tidak ada yang percaya pada kolom "status".
Kalau tidak ada yang terjadi, spreadsheet masih oke. Kalau ada satu saja, biayanya sudah kelihatan dari kerja ulang yang terus terjadi.
Langkah 2: simpan tujuh kolom, buang sisanya
Spreadsheet cenderung menambah kolom yang tidak pernah dibaca siapa pun. Catat apa yang benar-benar dipakai timmu dan bawa hanya itu.
| Simpan | Kenapa |
|---|---|
| Brand | Filter yang bikin kerja multi-brand jadi mungkin |
| Tanggal dan waktu | Jadi slot di kalender |
| Channel | Menentukan rasio dan batas caption |
| Copy | Caption-nya, per channel kalau beda |
| Aset | File-nya atau link ke file tersebut |
| Status | Draft, in review, approved, scheduled |
| Approver | Satu orang yang namanya jelas per brand |
Sisanya (catatan campaign, komentar lama, link ke tab lain) taruh di brief atau di komentar pada postingannya.
Langkah 3: siapkan satu brand dulu
Jangan pindahkan semua brand di hari pertama. Pilih brand dengan postingan paling banyak dan paling sering bikin bingung. Hubungkan akunnya, tentukan approver-nya, dan buat ulang postingan untuk 2 sampai 4 minggu ke depan. Di Mydrop, workspace dan brand menjaga akun dan tim tiap brand tetap terpisah, sementara kalender multi-brand memungkinkan kamu melihatnya satu per satu atau sekaligus. Kalau kamu punya banyak baris yang harus dipindahkan, bulk creation menghemat waktu karena tidak perlu mengetik ulang.
Langkah 4: jalankan keduanya selama seminggu
Selama tujuh hari, publikasikan dari kalender baru tapi biarkan sheet-nya tetap terbuka. Di akhir minggu, bandingkan: apakah setiap postingan tayang di akun yang benar pada waktu yang tepat? Apakah ada yang bertanya "ini sudah di-approve belum?" Jawabannya akan menunjukkan apakah kamu siap pindah brand berikutnya atau perlu bereskan sesuatu dulu.
Approval biasanya jadi keuntungan terbesar. Dengan alur approval dan portal klien tanpa login, statusnya menempel langsung di postingannya, bukan di utas email. Dari data Mydrop untuk postingan yang melewati approval klien, waktu median dari pengajuan sampai di-approve adalah 6 jam.
Langkah 5: pensiunkan sheet pada tanggal yang sudah pasti
Tentukan tanggalnya, beri tahu tim, dan jadikan sheet lama read-only. Kalau masih bisa diedit, pasti ada yang memperbaruinya dan tidak ada yang mengeceknya. Pindahkan brand sisanya satu per minggu, setiap kali pakai checklist yang sama.
Kesalahan yang perlu dihindari saat pindah
Memindahkan semuanya sekaligus. Tiga brand dalam satu hari berarti tiga set kesalahan di waktu yang sama. Satu brand per minggu memang lebih lambat, tapi jauh lebih aman.
Menyalin kekacauan lama. Kalau sheet-mu punya sembilan label status, jangan buat sembilan lagi. Pakai empat saja: draft, in review, approved, scheduled.
Melewatkan owner untuk tiap brand. Kalender tanpa approver yang jelas per brand cepat berubah jadi tumpukan postingan yang menunggu, cuma sekarang tampilannya lebih cantik.
Lupa pada klien. Kalau klien biasa berkomentar di sheet, beri tahu mereka harus ke mana sekarang. Link review tanpa login jauh lebih mudah buat mereka daripada harus bikin akun baru.
Mulai minggu ini dengan brand paling berantakan
Hari ini, pilih brand yang bikin kekacauan terakhir dan tulis tujuh kolomnya. Besok, mulai gratis dengan Mydrop, hubungkan akunnya, dan susun ulang dua minggu postingan. Untuk cara menjaga kalendernya tetap rapi setelah siap, lihat content calendar yang bisa diulang untuk banyak brand.
Ulasan Google
Ulasan Trustpilot
Product Hunt comment
