把社群任務連到活動素材：一套簡單的提醒做法

要把社群任務連到活動素材，做法很簡單：每個任務剛好對應一項素材，把連結放進任務裡，兩邊用同一個名字。提醒一打開就是它要處理的草稿，這樣就沒人得花十分鐘在 Drive 和聊天室裡翻找。

TLDR： 一個任務、一項素材、一個名字。把貼文或檔案掛到提醒上，用真實的審核時間訂截止日，貼文上線後就把任務結掉。

任務少了素材，代價有多大

想像一則提醒寫著「審核春季促銷」。哪篇貼文？哪個版本？哪個品牌？你打開聊天室、搜資料夾，然後去問設計師。這就是任務脈絡斷層，而且每次提醒響起來，它就會重演一次。

整個活動累積下來很可觀。如果一次上線有 30 個任務，每個花五分鐘找東西，那就是兩個半小時都在找，不是在做事。數字只是舉例，但只要有超過幾個任務，這個模式對任何團隊都成立。

哪種任務該掛哪項素材

大多數活動任務都落在五種類型裡。把每一種對應到它該打開的素材。

任務	掛上這個	截止
寫文案	簡報或貼文構想	發布前 3 天
做素材	含影音的貼文草稿	發布前 3 天
客戶審核	上線後樣貌的貼文	發布前 2 天
修改回饋	同一篇貼文，附上留言	發布前 1 天
發布後檢查	已上線的貼文連結	發布後隔天

注意最後一列指向的是已上線的連結，不是草稿。發布之後，任務的對象就變了。

東西只命名一次

挑一個簡短的命名規則，貼文、檔案和任務都用同一套：brand_campaign_platform_date。例如 acme_spring_ig_0412。

名字到處都對得上，搜尋才有效，你也能掃一眼清單就看出哪個素材不見了。漏掉素材時該怎麼處理，我們這篇活動素材沒出現在社群貼文時該檢查什麼有詳細說明。

用真實審核時間訂截止日

團隊常給客戶「一週審核期」，然後第六天開始追。改用真實數字吧。在連上 Mydrop 的帳號裡，有走客戶審核的貼文，從送審到核准的時間中位數是 6 小時，66% 在 24 小時內就核准了。

所以對多數客戶來說，兩天審核期已經很寬鬆。提醒設在送出後 24 小時，只追那些還沒動的。這樣活動時程守得住，也不用對每個人碎念。

Mydrop 在流程裡的位置

Mydrop 的提醒就住在工作旁邊。從貼文、帳號或媒體項目建立提醒，它會把那份脈絡一起帶著走。內容行事曆看得到貼文，提醒就擺在旁邊，像每週報表檢查這種重複性任務也會自動重複，不用你重新建一次。

如果審核的人是客戶，審核流程會直接把貼文送到他們面前，任務和要審的東西只差一個點擊。想看完整的重複設定，請參考用共用提醒自動化重複性內容任務。

貼文上線後記得收尾

舊提醒是噪音，還會把真正重要的蓋掉。貼文一發布，就把掛在它上面的任務全部結掉，或把最後一個改成表格裡的「檢查成果」任務。只顯示進行中工作的清單，才是你會信任的清單。

每個月掃一次沒有掛素材的任務。每一個都是系統裡的小 bug。補上素材，或把任務刪掉，就修好了。

先拿一個活動來試

拿你下一個活動，照表格的五種類型把任務寫出來。每個都掛上素材。套用命名規則。然後數一數，整個活動期間有多少人問「這東西的檔案在哪？」

如果答案接近零，就把它變成你的預設做法。你可以免費開始用 Mydrop，幾分鐘內就能把第一個提醒掛到排程貼文上。