チームをまたぐソーシャル連携：4つの受け渡しを整えよう

TLDR: チームをまたぐソーシャル運用は、4つの受け渡しで止まります。ブリーフから下書き、下書きからデザイン、デザインからレビュー、レビューから公開へ。それぞれの受け渡しに担当者を1人、場所を1つ、締め切りを1つ決めましょう。新しいツールを入れなくても、遅れのほとんどは消えていきます。

マーケティング、デザイン、営業が同じ投稿に関わるとき、作業が遅くなる原因はチームの内側にはありません。遅れるのはチームとチームの間、お互いが「相手が持っているはず」と思い込むすき間です。

もっと詳しいワークフローはソーシャルメディア連携のワークフローを構築する方法をご覧ください。この記事はその短縮版です。4つの受け渡しと、それぞれのルールを解説します。

4つの受け渡しと、それぞれが壊れるポイント

受け渡し	よくある失敗	ルール
ブリーフから下書き	依頼が曖昧で、3回書き直しになる	1段落のブリーフテンプレートを使う
下書きからデザイン	デザイン完成後にコピーが変わる	デザインの前にコピーを確定する
デザインからレビュー	フィードバックがメール・チャット・通話に散らばる	コメントは投稿の中に集める
レビューから公開	最終判断が誰か誰もわからない	最終承認者を1人決める

受け渡し1：ブリーフはチャットではなくフォームで

5行のブリーフを作りましょう。目的、ターゲット、プラットフォーム、締め切り、元ネタのリンク。この5つがない依頼が来たら、担当者は1行で差し戻します。

厳しく感じるかもしれません。でも、投稿のたびに起きるやり取りがなくなります。

受け渡し2：デザインの前に言葉を確定する

デザインが完成してからキャプションを変えると、作業がもう一巡増えます。コピーが先に確定、デザインはその次。これを合意しておきましょう。短いキャプションほど確定しやすいのは、言葉が少ないほど言い争いも少なくなるからです。

受け渡し3：フィードバックは1か所に集める

Slackにコメントが1つ、メールに1つ、通話で1つ。編集者はそれを全部かき集めて、どれが優先か推測するしかありません。メモはすべて投稿の上に置きましょう。

Mydropなら、チームメンバーが投稿に直接コメントでき、プラットフォームごとのプレビューも確認できます。レビュー担当者は、オーディエンスが見るものと同じ画面でチェックできるわけです。役割とコメントの仕組みはコラボレーションをご覧ください。より詳しいツールの選び方はフィードバックのボトルネックを解消する最適なツールで紹介しています。

受け渡し4：「公開」と言うのは1人だけ

レビュー担当者は意見を出せます。でも、最終的なゴーサインを出すのは1人だけ。2人が承認できると、どちらも「相手がやったはず」と思ってしまいます。

社外のレビュー担当者やクライアントには、ログイン不要のリンクで使える承認機能を活用しましょう。クライアント承認を経た投稿についてのMydropのデータでは、提出から承認までの中央値は6時間でした。サンプル数は多くありませんが、シンプルなリンクがどれだけ効果的かを物語っています。

すべての受け渡しに時計を付ける

締め切りのない受け渡しは、永遠に待ち続けます。次の値をデフォルトにして、理由があるときだけ変えましょう。

• ブリーフの回答： 1営業日。
• 下書きの完成： 2営業日。
• レビューの完了： 1営業日。
• 公開： 予定どおりの時刻に。

カレンダーで各投稿がどの段階にあるかを表示すれば、止まっている投稿がひと目でわかります。

段階の担当者がいないときはどうするか

受け渡しの担当者が休暇中のこともあります。それが起きる前に備えておきましょう。各段階には、担当者の名前の隣にバックアップの名前も書いておきます。

バックアップも不在なら、投稿はデフォルトのルールで前に進みます。ブリーフの担当者が決める、というルールです。デフォルトはぶっきらぼうに感じるかもしれません。でも、公正な判断で時間どおりに公開される投稿は、完璧を求めて1週間待つ投稿よりずっと良いものです。

担当者リストは四半期ごとに見直しましょう。人は役割が変わります。古い担当者リストは、多くの投稿が遅れる静かな原因です。

会議は意思決定のためだけに

ほとんどのチームには、週1回20分の同期で十分です。止まっている投稿だけを確認しましょう。何が、誰を待っていて、いつから止まっているのか。順調に進んでいるものは飛ばします。同じ理由で2回止まった投稿があれば、変えるべきはリマインダーではなくルールです。

実際の投稿1本で20分の監査をやってみる

先週いちばん遅かった投稿を選びましょう。各受け渡しと、それがどれだけ待ったかを書き出します。いちばん長い待ち時間が、最初に直すべきポイントです。コミュニケーション受け渡し監査にあるスコアカードを使えば、すぐに使えるフォームが手に入ります。

今週直すのは、4つではなく1つの受け渡しだけにしましょう。Mydropを無料で始めて、1つのチームのコメントを投稿そのものへ移してみてください。