跨團隊社群協作：搞定四個交接點

TLDR： 跨團隊的社群工作會卡在四個交接點：需求交草稿、草稿交設計、設計交審核、審核交發布。每個交接點都給一個負責人、一個地方、一個期限。大部分延誤根本不用換新工具就能解決。

當行銷、設計和業務都要碰同一篇貼文，工作變慢的地方不在團隊裡面，而是在團隊之間，在那個「我以為你處理了」的縫隙裡。

想看更完整的工作流程，可以讀怎麼建立社群協作流程。這篇是精簡版：四個交接點，加上每個交接點的規則。

四個交接點，各自卡在哪

交接點	常見的卡法	規則
需求交草稿	需求講得太模糊，結果改了三遍	用一段話的需求範本
草稿交設計	設計做完才改文案	設計前先鎖定文案
設計交審核	意見散在 email、聊天和電話裡	留言直接放在貼文上
審核交發布	沒人知道最後誰說了算	指定一位最終核准人

交接點 1：需求是一張表，不是一句話

做一份五行需求：目標、受眾、平台、期限、原始資料的連結。如果來的需求少了這幾項，負責人就回一句話請對方補齊。

聽起來有點嚴。但這樣做，每篇貼文都能省下反覆來回的功夫。

交接點 2：先鎖文案，再做設計

設計做完才改文案，等於多一輪工。講好：文案先定案，設計再動工。短文案最容易鎖，字少，爭議就少。

交接點 3：所有意見放在同一個地方

如果一個意見在 Slack、一個在 email、第三個在電話裡，編輯就得全部收集起來，再猜哪個才算數。把每一則註記都放在貼文上。

在 Mydrop，同事可以直接在貼文上留言，還能看到各平台的預覽，審核的人看到的就跟受眾看到的一樣。角色和留言怎麼運作，請看協作功能。想要更完整的工具清單，請看終結意見卡關的最佳工具。

交接點 4：只有一個人說「發布」

審核的人可以給意見。但最後點頭的只有一個人。當兩個人都能核准，兩個人都會以為對方已經做了。

對外部審核者和客戶，用核准功能，傳個連結、不用登入。在 Mydrop 針對走過客戶核准的貼文數據中，從送出到核准的時間中位數是 6 小時。樣本不大，但看得出來一個簡單的連結能帶來什麼。

每個交接點都上一個時鐘

沒有期限的交接，會一直等下去。把下面這些設成預設，要改就給個理由：

• 需求回覆： 1 個工作天。
• 草稿完成： 2 個工作天。
• 審核完成： 1 個工作天。
• 發布： 照排定的時間。

用日曆顯示每篇貼文走到哪，卡住的那篇一眼就看得出來。

階段負責人不在的時候怎麼辦

有時候負責某個交接點的人請假了。要在事情發生前就先想好。每個階段在負責人名字旁邊，都寫上一個備援的名字。

如果備援也不在，貼文就照預設往前走：由需求負責人決定。預設聽起來很硬，但一篇準時發布、判斷也合理的貼文，勝過一篇為了完美而等上一週的貼文。

每季檢查一次負責人名單。人會換位置，而一份過期的名單，正是很多貼文默默遲交的原因。

開會只留給要做決定的事

對多數團隊來說，每週 20 分鐘的同步就夠了。只走過卡住的貼文：在等什麼、等誰、從什麼時候開始等。順利的就跳過。如果同一篇貼文因為同一個原因卡了兩次，改規則，不要只改提醒。

拿一篇真實貼文做 20 分鐘健檢

挑上週最慢的那篇貼文。把每個交接點寫下來，看它等了多久。等最久的那個，就是你先修的地方。溝通交接健檢裡的評分表有現成的表格可以用。

這週先修一個交接點，不要四個一起來。免費開始用 Mydrop，把一個團隊的留言全部搬到貼文上。