SNS返信で週10時間を削減できるかどうかは、今どれだけの時間をかけているか次第です。まずは測ってから、いちばん大きな3つの部分を自動化しましょう。定番の質問、キーワードへのリクエスト、そして仕分けです。 時短の多くは、同じことを何度も読んで打ち直さないことで生まれます。
TLDR: 1週間、返信にかけた時間を4つの区分で記録しましょう。定番の質問は定型返信で、キーワードのリクエストはトリガーワードで、仕分けはタグと振り分けで自動化します。クレームと営業のやり取りには人が対応しましょう。削減できる時間は量によって変わるので、下の計算を自分の数字でやってみてください。
ステップ1：時間がどこに消えているかを見つける
勘で判断しないことです。5営業日、受信トレイを開くたびに、何をしたかを書き留めましょう。区分は4つです。
| 区分 | 例 | 自動化できる？ |
|---|---|---|
| 仕分け | 読んで、誰が対応するか決める | ほぼできる |
| 定番の回答 | 営業時間、配送、価格帯 | できる |
| キーワードのリクエスト | 「ガイドを送って」 | できる |
| 本当の会話 | クレーム、営業、提携 | できない |
多くの小規模チームでは、最初の3つの区分を合わせると全体の半分以上になります。もし皆さんのところがそれより少なければ、10時間は生まれません。正直なところ、削減できるのはもっと小さな数字です。
時間の計算、皆さんの数字で
簡単な見積もり方があります。1週間のメッセージ数に1件あたりの分数をかけ、さらに自動化できる割合をかけます。
- 週300件、1件2分なら10時間です。
- その60%が仕分け、定番の回答、キーワードのリクエストなら、6時間分の作業になります。
- 自動化してもゼロにはなりません。結果には目を通すので、6時間の大半を削減できると考えておきましょう。
つまり10時間を取り戻すには、週におよそ500〜600件のメッセージが必要です。あるいは、皆さんが思うよりものんびりしたチームかもしれません。これはあくまで例なので、自分の数字に置き換えてください。
自動化1：定番の質問には定型返信
よくある質問トップ5に、短い答えを用意しましょう。ブランドの言葉づかいで書きます。1つのライブラリにまとめておけば、チーム全員が同じ文面を送れます。まずは返信ライブラリの作り方から始めましょう。20件の返信なら午後ひとつで作れます。
自動化2：キーワードのリクエストにはトリガーワード
投稿で何かを配るとき（「GUIDEとコメントしてくれたら送ります」など）、それを400回も人が送る必要はありません。Mydropのトリガーワード自動化なら、キーワードを検知して返信やDMを送ります。ガイドやコード、リンクを配るクリエイターやブランドにとって、これが最大の時短になります。ツールの比較はトリガーワードツールまとめをご覧ください。
自動化3：タグと振り分けで仕分けをやめる
仕分けは見えにくいコストです。共有インボックスを使えば、トピックごとにタグを付け、担当者ごとに割り振れます。それぞれが自分のキューだけを見ればいいので、混ざったフィードをスクロールして大事な5件を探す必要はもうありません。
自動化4：AIで返信の下書きを作る
製品の質問のように、個別の答えが必要な中間層には、AIに下書きをさせて人が編集しましょう。AIキャプション＆返信ツールなら、ブランドの言葉づかいで最初のバージョンを書いてくれます。最初はここをしっかり確認してください。少しずれた下書きは、時短より手間が大きくなるからです。
自動化5：残りは1日2回の時間帯にまとめる
1日に10回も受信トレイを開くと、返信そのものよりコストがかかります。10:00と15:00など、2つの時間帯を決めて、まとめて対応しましょう。私たちの経験では、このステップを飛ばすと、タスクの切り替えに時短分の多くが消えてしまいます。
自動化しないほうがいいもの
クレーム、返金の依頼、感情が絡むもの、そして購入間近のお客様には、すぐ人が対応しましょう。自動化すると数分は浮きますが、お客様を失うかもしれません。
数字が10時間に届かない場合
返信に週3〜4時間しかかけていないアカウントもたくさんあります。そこでの現実的な効果は1〜2時間ですが、それでも取る価値はあります。浮いた時間は、本当の会話、つまりクレームや購入前の質問に使いましょう。そこでの素早い人の返信は、どれだけ自動化を増やしてもかなわない価値があります。
結果を1か月追いかけましょう。時間が減って返信速度が上がったなら、そのルールを続けてください。返信の質が下がったなら、その区分は人に戻しましょう。
次の一歩： 明日から5日間の記録シートを始めましょう。週の終わりに、最初の3つの区分でいちばん大きなものを選んで自動化します。トリガーワードと共有インボックスは、app.mydropai.comで無料で試せます。
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