אם תוכל לחסוך 10 שעות בשבוע על תגובות תלוי בכמה שעות אתה משקיע עכשיו. תמדוד קודם, ואז תאוטמט את שלוש הקטגוריות הגדולות: שאלות חוזרות, בקשות לפי מילת מפתח ומיון. רוב החיסכון מגיע מזה שאתה מפסיק לקרוא ולהקליד שוב ושוב את אותו הדבר.
TLDR: עקוב אחרי זמן התגובות שלך במשך שבוע אחד בארבע קטגוריות. תאוטמט שאלות חוזרות עם תגובות שמורות, בקשות לפי מילת מפתח עם מילות טריגר, ומיון עם תגיות וניתוב. תשאיר בני אדם לתלונות ולמכירות. החיסכון תלוי בנפח שלך, אז תעשה את החישוב למטה עם המספרים שלך.
שלב 1: תבין איפה השעות הולכות
אל תנחש. במשך חמישה ימי עבודה, רשום כל פעם שאתה פותח את האינבוקס, מחולק לפי מה שעשית. תשתמש בארבע קטגוריות:
| קטגוריה | דוגמה | אפשר לאוטמט? |
|---|---|---|
| מיון | קריאה, החלטה מי מטפל בזה | ברובו |
| תשובות חוזרות | שעות פתיחה, משלוחים, טווח מחירים | כן |
| בקשות לפי מילת מפתח | "תשלח לי את המדריך" | כן |
| שיחות אמיתיות | תלונות, מכירות, שיתופי פעולה | לא |
רוב הצוותים הקטנים מגלים ששלוש הקטגוריות הראשונות מסתכמות ביותר מחצי מהסך הכולל. אם אצלך זה פחות, עשר השעות לא נמצאות שם, והתשובה הכנה היא חיסכון קטן יותר.
חישוב הזמן, עם המספרים שלך
דרך פשוטה להעריך: תכפיל את מספר ההודעות בשבוע בדקות שכל אחת לוקחת, ואז בחלק שאפשר לאוטמט.
- 300 הודעות בשבוע בשתי דקות כל אחת זה 10 שעות.
- אם 60% הן מיון, תשובות חוזרות ובקשות לפי מילת מפתח, מדובר ב-6 שעות עבודה.
- אוטומציה לא מורידה את זה לאפס. תתכנן לחסוך את רוב ה-6, כי עדיין תעבור על התוצאות.
אז כדי להחזיר עשר שעות צריך בערך 500 עד 600 הודעות בשבוע, או צוות איטי יותר ממה שנדמה לך. אלה מספרי המחשה: תחליף אותם במספרים שלך.
אוטומציה 1: תגובות שמורות לשאלות חוזרות
תכתוב תשובה קצרה לכל אחת מחמש השאלות הנפוצות שלך, בקול שלך. תשמור אותן בספרייה אחת כדי שכל חבר צוות ישלח את אותה נוסח. תתחיל עם שיטת ספריית התגובות: 20 תגובות תוך אחר צהריים אחד.
אוטומציה 2: מילות טריגר לבקשות לפי מילת מפתח
כשפוסט מציע משהו ("תגיב GUIDE ואני אשלח לך"), בן אדם לא צריך להיות זה ששולח את זה 400 פעמים. אוטומציה של מילות טריגר ב-Mydrop עוקבת אחרי מילת המפתח ושולחת את התגובה או ההודעה הפרטית. זה החוסך הגדול ביותר ליוצרים ולמותגים שמחלקים מדריכים, קודים או קישורים. להשוואה בין כלים, תראה את סבב כלי מילות הטריגר שלנו.
אוטומציה 3: תייג ותנתב כדי להפסיק למיין
מיון הוא העלות הנסתרת. עם אינבוקס משותף אחד, אפשר לתייג לפי נושא ולהקצות לפי אחראי, כך שכל אחד רואה רק את התור שלו. לא צריך יותר לגלול בפיד מעורבב כדי למצוא את חמש ההודעות שחשובות.
אוטומציה 4: תגובות בטיוטה ראשונה עם AI
לשכבה האמצעית, כמו שאלות מוצר שדורשות תשובה מותאמת, תשתמש ב-AI כדי לנסח ובבן אדם כדי לערוך. כלי ה-AI לכיתובים ותגובות כותבים גרסה ראשונה בקול שלך. את זו כדאי לבדוק מקרוב בהתחלה, כי טיוטה שנשמעת קצת לא נכון עולה יותר ממה שהיא חוסכת.
אוטומציה 5: תקבץ את השאר לשני חלונות ביום
לפתוח את האינבוקס עשר פעמים ביום עולה יותר מהתגובות עצמן. תקבע שני חלונות, למשל 10:00 ו-15:00, ותענה על הכול במעבר אחד. מניסיון שלנו, מעבר בין משימות אוכל חלק גדול מהזמן שנחסך אם תדלג על השלב הזה.
מה להשאיר מחוץ לאוטומציה
תלונות, בקשות להחזר כספי, כל דבר רגשי, וכל קונה שמוכן לרכוש צריכים להגיע לבן אדם מהר. אוטומציה שלהם חוסכת דקות ועלולה לעלות לקוח.
אם המספרים לא מסתכמים לעשר שעות
המון חשבונות משקיעים רק שלוש או ארבע שעות בשבוע על תגובות. עבורם הרווח הריאלי הוא שעה עד שעתיים, וגם זה שווה לקחת. תשקיע את הזמן שנחסך בשיחות האמיתיות, בתלונות ובשאלות קנייה, כי תשובה אנושית מהירה שם שווה יותר מכל נפח אוטומטי.
תעקוב אחרי התוצאה במשך חודש. אם השעות שלך ירדו וזמן התגובה השתפר, תשמור את הכללים. אם איכות התגובה ירדה, תעביר את הקטגוריה הזו חזרה לבן אדם.
הצעד הבא שלך: תריץ את גיליון המעקב לחמישה ימים החל ממחר. בסוף השבוע, בחר את הקטגוריה הגדולה מבין שלוש הראשונות ותאוטמט אותה. אפשר לנסות מילות טריגר ואת האינבוקס המשותף בחינם ב-app.mydropai.com.
ביקורת גוגל
ביקורת Trustpilot
Product Hunt comment
